Formandskabet i DN Sorø håndterer alt omkring kommunikation med omverdenen, dvs. forholdet til pressen, hjemmesiden, sociale medier, Podio-arbejdet og arbejdet med et nyhedsbrev, samt forberedelse af afdelingens bestyrelsesmøder og årsmødet, herunder indsamling af status fra arbejdsgrupper og fora til årsberetningen. Læs nedenfor om formandskabets mere specifikke opgaver.
Hovedopgaver:
- Forberedelse af bestyrelsesmøderne i afdelingen, herunder udarbejdelse af dagsorden
- Forberedelse af årsmødet, herunder indsamling af status fra arbejdsgrupper og fora til årsberetningen
- Modtagelse af potentielle aktive, så de sættes ind i afdelingens arbejdsområder/arbejdsgrupper og arbejdsmetode
- Håndtering og udvikling af Podio, afdelingens IT-system til håndtering af sager, dokumentation og intern kommunikation, ansvarlig: Næstformanden
- Udarbejdelse og udsendelse af nyhedsbrev, ansvarlig: Formanden.
- Udarbejdelse og udsendelse af materiale til medierne, ansvarlig: Formanden
- Håndtering, ajourføring og udvikling af afdelingens digitale medier, ansvarlig: Næstformanden
Formandskabet beskæftiger sig med:
- At sikre at DN Sorø arbejder som en velfungerende afdeling med afholdelse af velforberedte bestyrelsesmøder og årsmøde
- At sikre en god og informativ modtagelse af eventuelt nye aktive i afdelingen, så afdelingen løbende kan styrkes.
- At sikre, at der løbende holdes kontakt til alle aktive i afdelingen, så kompetencer fastholdes.
- At oplyse bredt om DN Sorøs arrangementer
- At udbrede kendskabet til DN Sorø og DN i almindelighed
- Udsende pressemeddelelser om aktuelle emner og arrangementer, normalt i forlængelse af drøftelser på et bestyrelsesmøde.
- Besvare mediernes spørgsmål om DN’s arbejde
- Bistå andre arbejdsgruppers kontakt med medierne
- Fastlægge, ajourføre og udvikle procedurer omkring det overordnede arbejde med Podio, som arbejdsredskabet for såvel bestyrelse som arbejdsgrupper i DN Sorø
- Udgivelse af et aktuelt nyhedsbrev til medlemmer og andre interesserede
- Udbrede kendskabet til DN / DN Sorø via de sociale medier og deltage aktivt i den lokale debat her, via officielle DN Sorø profiler.
- Holde DN Sorøs hjemmeside ajour med arrangementer, bestyrelse, arbejdsgrupper, lokale forhold o.lign., så hjemmesiden kan bruges af medlemmer og andre der er interesserede i lokale forhold
- Sørge for at afdelingen er repræsenteret overfor DNs centrale funktioner, herunder hovedbestyrelsen, repræsentantskabet, samrådet og sekretariatet.
Tidshorisont: Formandskabet er permanent og bemandes med den aktuelle formand og næstformand, suppleret med fagpersoner omkring de enkelte funktioner.
Kontakt til formanden: Niels Hilker - niels.hilkers@gmail.com eller til næstformanden: Rolf Lehrmann - rolf.lehrmann@gmail.com